Ohne hybride Arbeitsmodelle kommen KMUs nicht weit. Um direkt mal mit Vorurteilen aufzuräumen: Hybride Arbeit bedeutet nicht, dass die Mitarbeitenden 6 Monate auf Bali und 6 Monate im Büro sitzen.
Hybride Arbeit bedeutet nur, dass Mitarbeitende eigenständig und flexibel zwischen Büro und Homeoffice wechseln können. Ob sich das Homeoffice unter Palmen befindet, legt jedes Unternehmen individuell fest.
Mit hybrider Arbeit kommen Flexibilität und Effizienz auf der einen, Herausforderungen bei der Teamkoordination und Kommunikation auf der anderen Seite. Was erst mal positiv klingt, wächst manchen Führungskräften schnell über den Kopf.
Remote Mitarbeitende fühlen sich ausgegrenzt, das Teamgefühl leidet, die Leistungsfähigkeit sinkt.
Wie die Zusammenarbeit gelingt? Erfährst du in diesem Artikel. Die besten Strategien und Tools für eine erfolgreiche hybride Zusammenarbeit aus 34 Jahren Erfahrung mit KMUs.
Hybride Arbeit im Überblick
Hybrides Arbeiten bezeichnet das Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeitende flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsorten wechseln können. Meist Büro und Homeoffice.
Die flexiblen Arbeitszeiten sind oft verbunden mit Gleitzeitmodellen, die die Zeiteinteilung individueller gestalten. Diese Mischung aus Präsenzarbeit und Remote Work ist mittlerweile Standard in der modernen Arbeitswelt – mit klassischen Bürozeiten bindet man heute langfristig keine Talente mehr.
Tools wie Microsoft Teams, Zoom oder Slack ermöglichen Kommunikation und Projektmanagement über Distanzen hinweg. Eine Checkliste der besten Tools gibt es unten.
Der „echte“ Kontakt bleibt trotzdem nicht auf der Strecke: Teams treffen sich regelmäßig im Büro für Workshops, Meetings oder kreative Zusammenarbeit, während konzentrierte Aufgaben remote erledigt werden. Für KMUs heißt das: weniger Kosten für Büros und Arbeitsplätze sowie Zugriff auf einen größeren Pool an Talenten.
Praxisbeispiel: Ein mittelständisches Unternehmen aus München sucht händeringend nach einem brillanten Softwareentwickler. Der findet sich auch, allerdings in Frankfurt. Statt einen Umzug in Kauf zu nehmen, wird Thomas remote eingebunden und pendelt nur einmal die Woche nach München. Problem gelöst, oder?
Fast.
Herausforderungen der hybriden Arbeit
Ausgrenzung von Remote Mitgliedern
Unser Frankfurter Softwareentwickler liebt seinen neuen Job. Er kann sich kreativ austoben und wird dabei unterstützt, fühlt sich aber nach dem Onboarding alleine gelassen. In den Teammeetings merkt Thomas, dass viele Dinge vor Ort ohne ihn besprochen und beschlossen werden.
Für das Team im Büro entwickeln sich organisch informelle Gespräche mit Führungskräften und Kolleg:innen. Remote Mitarbeitende werden übersehen.
Lösung
Meeting-Regeln: Jedes Teammitglied – ob vor Ort oder remote – wählt sich über einheitliche Plattformen für transparente Kommunikation wie Zoom oder MS Teams ein.
Rotationsprinzip: Regelmäßige Präsenztage, an denen alle Teammitglieder die Möglichkeit haben, vor Ort zu sein.
Visibility-Runden: Wöchentliche Updates, bei denen alle ihre aktuellen Projekte oder Fortschritte teilen – unabhängig vom Arbeitsort.
Schwierigkeiten bei der Kommunikation
Auf der Suche nach einer Lösung für einen kniffligen Code fällt Thomas ein, dass in München ein Java-Spezialist sitzt. Er versucht, den Kollegen spontan zu erreichen. Als das nicht gelingt, verlässt ihn (verständlicherweise) vorerst die Motivation. Wieder fühlt er sich alleine gelassen.
Fehlende, spontane Abstimmungen und Missverständnisse erschweren die Teamarbeit.
Lösung
Daily-Stand-ups durchführen: Täglich virtuelle Meetings (15 Minuten), um Aufgaben und Fortschritte abzustimmen.
Einsatz von Tools: Slack für schnelle Kommunikation, Miro für kreative Zusammenarbeit oder Asana für Projektmanagement.
Kommunikationsregeln definieren: verbindliche Zeiten der Erreichbarkeit.
Umgang mit technischen Barrieren
Thomas aus Frankfurt hat zum Glück kein Problem mit Technik. Logisch. Anders sieht es für seine Berliner Kollegin Maria aus der Produktentwicklung aus. So genial sie mit ihren Zeichentools ist, so sehr graut es ihr vor Zoom & Co.
Remote Mitarbeitende kämpfen mit schlechter Internetverbindung, ungenutzten Tools, fehlendem Know-how oder sogar Angst vor der Technik.
Lösung
Technik-Checks: Mitarbeitenden Zugang zu stabiler Technik garantieren, z.B. Firmenlaptops, Kameras und mobile Hotspots.
Regelmäßige Schulungen: Umgang mit Tools wie MS Teams, Zoom oder digitalen Whiteboards vermitteln.
Mentor-System: Thomas wird der Technik-Ansprechpartner für Maria.
Fehlendes Zugehörigkeitsgefühl
Da Maria neu in die Hauptstadt gezogen ist, hat sie in der Metropole noch nicht so viele soziale Kontakte. Sie vermisst die kurzen Gespräche mit Kolleg:innen an der Kaffeemaschine. An ihren Präsenztagen in München freut sie sich unglaublich, Zeit mit dem Team zu verbringen. Im Homeoffice aber leidet ihre Leistungsfähigkeit unter dem Gefühl der Einsamkeit.
Ohne regelmäßigen persönlichen Kontakt fehlt oft die emotionale Verbindung und das Teamgefühl.
Lösung
Virtuelle Kaffeepausen: Fest eingeplanter wöchentlicher virtueller Austausch für persönliche Gespräche.
Hybride Team-Events: Kombinierte Online- und Präsenzformate, z. B. virtuelle Escape-Rooms oder gemeinsame Offsite-Tage.
Rituale etablieren: Meetings beginnen mit persönlichen Check-ins oder End-of-Week-Reflektionen für Nähe und Zusammenhalt.
Feedback-Kultur: Anonyme Umfragen zum Wohlbefinden, um im Ernstfall zu reagieren.
Unzureichende Führung im hybriden Setting
Anja, die das Team von München aus leitet, hat mit ähnlichen Problemen zu kämpfen. Alles rund um Technik fällt ihr schwer, und obwohl sie weiß, wie genial Maria und Thomas fachlich sind, ist sie sich unsicher, wie sie die beiden am besten einbinden kann. Sie wendet sich lieber an das Team vor Ort – das ist einfacher.
Für Führungskräfte ist unklar, wie remote Teammitglieder aktiv eingebunden werden können.
Lösung
Hybride Führungstrainings: Führungskräfte schulen, wie Teams gleichzeitig digital und vor Ort motiviert geführt werden. Eine Option dafür ist Führen aus Distanz.
Virtuelles Coaching: Führungskräfte können in virtuellen 1:1-Sitzungen ihre Führungsstrategien reflektieren und verbessern.
Regelmäßige persönliche Check-ins in Meetings: Führungskräfte nutzen Check-ins, um regelmäßig den Status, das Wohlbefinden und die Herausforderungen von Mitarbeitenden zu erfassen, die Teamkommunikation zu verbessern und zukünftige Probleme in hybriden oder sich verändernden Arbeitsfeldern zu erkennen.
Ungleiche Work-Life-Balance zwischen Remote- und Präsenzarbeitenden
Als Maria Donnerstagnachmittag auf die Uhr blickt, ist sie erstaunt, dass es schon nach Feierabend ist. Sie startet das letzte Rendering des neuen Produkts und holt sich einen Kaffee aus der Küche. Während der durchläuft, checkt sie kurz ihr Handy. Die Kollegin aus München trifft sich schon zum Abendessen mit ihrer Freundin. „Unfair“, denkt Maria. Das Rendering macht sie trotzdem fertig.
Remote-Mitarbeitende arbeiten oft länger, während Mitarbeitende vor Ort klare Pausen und Arbeitszeiten einhalten können. Folge: Frust und Burn-out-Risiko.
Lösung
Klare Arbeitszeitregelung: Feste Kernarbeitszeiten gelten für alle.
Digitale Tools zur Arbeitszeiterfassung: Festes Einhalten der Arbeitszeiten.
Wellbeing-Initiative: Virtuelle Meditationssitzungen oder hybride Sportaktivitäten, um das Wohlbefinden zu fördern.
Weniger Zugang zu Weiterbildung für Remote Mitarbeitende
Thomas ist in Python genial, aber in Java kann er sich noch verbessern. Der Kollege aus München, an den er sich vor ein paar Wochen gewandt hat, nimmt dort immer wieder an Fortbildungen teil. Nicht immer lassen sich die dreitägigen Seminare mit Thomas Präsenztagen in Einklang bringen.
Mitarbeitende im Homeoffice haben oft weniger Zugang zu informellen Lernmöglichkeiten oder Führungskräften. Dadurch fühlen sie sich bei Karrierechancen benachteiligt.
Lösung
Virtuelle Weiterbildungen: Digitale Trainings und hybride Workshops, um alle Mitarbeitenden gleichermaßen zu fördern.
Mentoring-Programme: Hybride Mentoring-Programme, bei denen Remote-Mitarbeitende regelmäßig von Führungskräften oder Kolleg:innen unterstützt werden.
Digitale Anerkennung: Nutze Tools, um die Leistungen von Remote-Mitarbeitenden sichtbar zu machen (z. B. ein wöchentliches Highlight im Team-Chat).
Checkliste: Tools für hybride Arbeit
Die besten Tools für hybride Zusammenarbeit? Findest du in dieser Liste:
Kommunikation & Zusammenarbeit
Slack – Schnelle Teamkommunikation mit Channels und Integrationen
Microsoft Teams – Kombiniert Chat, Meetings und Dateifreigabe
Zoom – Hybride Meetings, Webinare und Breakout-Sessions
Miro – Visuelles Whiteboard für Workshops und Brainstormings
Projekt- & Aufgabenmanagement
Asana – Aufgabenverwaltung mit klaren Workflows
Trello – Kanban-Boards für agile Teamarbeit
ClickUp – Kombiniert Aufgaben, Zeitplanung und Zielverfolgung
Monday.com – Projekt-Tracking und Kollaboration
Zeiterfassung & Produktivität
Toggl Track – Zeiterfassung für remote und hybride Teams
RescueTime – Misst automatisch die Zeit, die an einer Aufgabe gearbeitet wird. Hilft, Produktivitätsmuster zu erkennen.
Digitale Notizen & Dokumente
Notion – Kombiniert Notizen, Datenbanken und Projekte
Evernote – Strukturierte Notizen mit Tags und Suchfunktion
Google Drive – Gemeinsame Dokumentenbearbeitung für hybride Teams
Hybride Führung & Feedback
15Five – Tool für regelmäßige Check-ins
Officevibe – Stimmungsanalysen und anonymes Feedback-Tool
Peakon – KI-gestützte Mitarbeiterbefragungen für Change-Prozesse
Automatisierung & Workflow-Optimierung
Zapier – Automatisiert Prozesse zwischen verschiedenen Apps
So gelingt hybride Zusammenarbeit
Ich fasse zusammen. So gelingt erfolgreiche hybride Arbeit:
Kommunikation: Klare, transparente und regelmäßige Kommunikation.
Vertrauen: ergebnisorientiertes Arbeiten statt Mikromanagement.
Struktur: Festlegen von hybriden Arbeitsregeln (z. B. feste Präsenztage, Kernarbeitszeiten).
Inklusion: Gleichbehandlung aller Teammitglieder – unabhängig von ihrem Arbeitsort.
In KMUs sehe ich oft dieselben Muster: Die Unternehmensstruktur leidet unter unsicheren Führungskräften und orientierungslosen Mitarbeitern. Mein Ansatz: vom Mikromanagement zur Vertrauensführung.
Wer hybrides Arbeiten aktiv gestaltet, macht sein Unternehmen zukunftssicher. Meine Meinung: Die Zukunft des Arbeitens ist digital. Interaktion ist keine Frage des Ortes, sondern eine Frage des Formats.
In meinen Seminaren „Hybrides Arbeiten“ und „Hybrides Führen“ lernst du zusammen mit deinem Unternehmen, wie du hybride Teams erfolgreich führst, klare Strukturen schaffst und Vertrauen in eine digitale Arbeitswelt aufbaust – ohne Kontrollverlust und Produktivitätsverluste. 🚀
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